Μια πρόσθετη λειτουργία που παρέχεται σε όσους πελάτες μας έχουν επιλέξει την υπηρεσία Insurance.Office Cloud© είναι η αυτόματη αποστολή ειδοποιήσεων πληρωμής με email ή/και με SMS. Η αυτόματη αποστολή εκτελείται καθημερινά σε προγραμματισμένη ώρα που επιθυμείτε.

Οι δυνατότητες περιλαμβάνουν:

• Χρήση δικής σας ηλεκτρονικής διεύθυνσης ως αποστολέας των email.
• Δυνατότητα κοινοποίησης (με CC ή BCC) των email στο συνεργάτη – παραγωγό του παραστατικού.
• Προσαρμογή προτύπου email / SMS με τα στοιχεία του γραφείου σας.
• Παραμετροποίηση του τρόπου αποστολής ειδοποιήσεων με βάση τις ανάγκες σας. Ενδεικτικά σενάρια τα οποία μπορούν να υποστηριχθούν:
  • Aποστολή SMS μόνο αν δεν υπάρχει καταχωρημένο email στην επαφή επικοινωνίας του συμβολαίου.
  • Δεύτερη αποστολή υπενθύμισης με SMS, εφόσον το παραστατικό παραμένει ανεξόφλητο, λίγες ημέρες πριν από την έναρξη του συμβολαίου. Αν δεν υπάρχει καταχωρημένο κινητό τηλέφωνο, αποστολή με email.
• Αυτόματη αποστολή συγκεντρωτικής αναφοράς με email με τις ειδοποιήσεις οι οποίες έχουν σταλεί κάθε ημέρα, καθώς και αυτές για τις οποίες η αποστολή δεν ήταν δυνατή με περιγραφή της αιτίας.
• Αυτόματη αποστολή συγκεντρωτικών αναφορών με ελλείψεις στα καταχωρημένα στοιχεία για τις ειδοποιήσεις των επόμενων ημερών.
• Παραμετροποίηση των εταιρειών και των κλάδων που θα περιλαμβάνονται στην αυτόματη αποστολή ειδοποιήσεων.
• Καταγραφή των αποστολών SMS στην ενότητα "Προγραμματισμένες Επικοινωνίες" του Insurance.Office, με τη δυνατότητα επιβεβαίωσης παραλαβής του μηνύματος η οποία παρέχεται ήδη από την εφαρμογή.

1. Αποστολή αυτοματοποιημένου ενημερωτικού email προς το γραφείο σας 1 έως 3 ημέρες πριν από την προγραμματισμένη αποστολή, στο οποίο αναφέρονται τα παραστατικά και οι επαφές με ελλείψεις σε στοιχεία απαραίτητα για την αποστολή, όπως ο κωδικός ηλεκτρονικής πληρωμής, το email ή αριθμός κινητού κλπ., ώστε να τα συμπληρώσετε εγκαίρως.
2. Αποστολή ειδοποιήσεων σε πελάτες για αρχικά συμβόλαια και ανανεώσεις με έναρξη μετά από 15 ημέρες τα οποία παραμένουν ανεξόφλητα. Παραλήπτης της ειδοποίησης είναι η επαφή επικοινωνίας του παραστατικού ή ο συμβαλλόμενος αν δεν έχει καταχωρηθεί επαφή επικοινωνίας.
3. Αποστολή δεύτερης ειδοποίησης - υπενθύμισης σε πελάτες για αρχικά συμβόλαια και ανανεώσεις με έναρξη μετά από 4 ημέρες τα οποία παραμένουν ανεξόφλητα.
4. Αποστολή αυτοματοποιημένου ενημερωτικού email προς το γραφείο σας με τις αποστολές ειδοποιήσεων που πραγματοποιήθηκαν, καθώς και αυτών για τις οποίες η αποστολή δεν ήταν δυνατή, με περιγραφή της αιτίας.